Zásady ochrany osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů pro externí subjekty
Úvod
Kdo jsme?
Co jsou osobní údaje?
Jak získáváme vaše osobní údaje?
Kategorie osobních údajů, které o vás zpracováváme
Zvláštní kategorie osobních údajů
Účel a právní základ zpracování vašich osobních údajů
Jak zpracováváme a uchováváme vaše osobní údaje
Jak chráníme vaše osobní údaje
Sdílení vašich osobních údajů
Vaše práva
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Aktualizace tohoto oznámení o ochraně osobních údajů
Úvod
Jsme si vědomi toho, že si uvědomujete důležitost ochrany svého soukromí a osobních údajů a že vám na nich záleží, a bereme to velmi vážně. Společnost HANZA klade velký důraz na ochranu soukromí svých zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců.
Kdo jsme?
HANZA je skupina výrobních společností. Pojem „HANZA“ označuje společnost HANZA AB a její stoprocentní dceřiné společnosti. HANZA v současné době působí ve Švédsku, Finsku, Estonsku, Polsku, České republice, Německu a Číně.
Všechny společnosti skupiny HANZA můžete kontaktovat prostřednictvím naší globální ústředny na čísle +46 86246200 nebo e-mailem na adrese info@hanza.com. Sídlo společnosti HANZA se nachází na adrese Torshamnsgatan 35, 164 40 Kista, Švédsko.
Co jsou osobní údaje?
Osobní údaje jsou veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména na základě identifikátoru, jako je jméno, identifikační číslo, údaje o poloze, online identifikátor, nebo na základě jednoho či více faktorů charakteristických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.
Jak získáváme vaše osobní údaje?
Když nám je sami poskytnete vyplněním kontaktního formuláře na stránkách hanza.com, zasláním dopisu poštou, zasláním e-mailu na e-mailové adresy uvedené na webových stránkách hanza.com, zasláním e-mailu na jakoukoli e-mailovou adresu končící na „@hanza.com“ nebo přihlášením se k odběru našeho zpravodaje. Dále také z vizitek, které jste předali našim zástupcům.
V rámci procesu nabývání akcií nebo upisování akcií společnosti HANZA AB.
Pokud jste uvedeni jako kontaktní osoba v obchodním vztahu mezi vaším zaměstnavatelem a společností HANZA.
Osobní údaje o vás můžeme příležitostně získávat také z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou kontakty na webových stránkách vaší společnosti.
Někdy získáváme vaše osobní údaje v rámci běžných činností od našich obchodních partnerů a jiných třetích stran.
Na našich webových stránkách používáme soubory cookie pro jejich technické fungování a pro shromažďování statistik. Soubor cookie je malý datový soubor, který webová stránka ukládá do počítače nebo mobilního zařízení návštěvníka.
Pokud používáte naši mobilní aplikaci, shromažďujeme technické informace prostřednictvím vašeho používání aplikace. Můžeme také shromažďovat údaje o účtu a přihlašovací údaje, pokud si v aplikaci vytvoříte účet.
Kategorie osobních údajů, které o vás zpracováváme
Společnost HANZA obchoduje s jinými společnostmi. Z tohoto důvodu zpracováváme osobní údaje, které představují především obchodní kontaktní údaje. Jedná se například o vaše jméno, pracovní e-mailovou adresu, pracovní telefonní číslo, pracovní adresu, společnost, pro kterou pracujete, a vaši pozici.
Pokud se ucházíte o zaměstnání a zašlete nám svůj životopis a případně další osobní údaje, zpracováváme osobní údaje týkající se vaší kvalifikace, dosavadní pracovní zkušenosti, místa bydliště – tedy všechny kategorie osobních údajů, které nám poskytnete.
Jste-li akcionářem společnosti HANZA AB, zpracováváme vaše osobní identifikační údaje a počet akcií.
Při návštěvě naší webové stránky www.hanza.com budete informováni o tom, že tato stránka používá soubory cookie. Pokud s tím souhlasíte, software, na kterém je naše stránka postavena a hostována, bude pomocí souborů cookie shromažďovat informace, aby si zapamatoval stránky, které na našem webu navštívíte, datum a čas vaší návštěvy, údaje o vašem počítači a připojení, jako je typ a verze prohlížeče a operační systém, a také adresu IP (Internet Protocol), kterou váš počítač používá pro připojení k internetu.
Při používání naší mobilní aplikace budou o vás shromažďovány technické údaje, včetně typu zařízení, IP adresy, uživatelského ID, operačního systému, user agentu, časového razítka návštěv a údajů z lokálního úložiště. Profilové údaje, přihlašovací údaje a obsah poskytnutý uživateli budou shromažďovány pouze od uživatelů s aktivním účtem v aplikaci (tj. zaměstnanců společnosti Hanza).
Vzhledem k tomu, že nám však můžete poskytnout osobní údaje, které nejsou uvedeny výše, můžeme zpracovávat i další kategorie osobních údajů, které zde nejsou uvedeny.
Zvláštní kategorie osobních údajů
Mezi zvláštní kategorie osobních údajů patří osobní údaje, které odhalují rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení či členství v odborech, a dále zpracování genetických údajů, biometrických údajů sloužících k vaší jednoznačné identifikaci, údajů týkajících se zdraví nebo údajů týkajících se vašeho sexuálního života či sexuální orientace.
O vás neshromažďujeme ani nezpracováváme žádné zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje). Pokud jste nám poskytli osobní údaje, které lze zařadit do kategorie citlivých údajů, podnikneme kroky k jejich vymazání nebo si od vás vyžádáme výslovný souhlas s jejich dalším zpracováním.
Vědomě se nesnažíme získávat ani přijímat informace od dětí a jakmile zjistíme, že takové údaje zpracováváme, přijmeme opatření k jejich vymazání nebo si vyžádáme souhlas rodičů potřebný k jejich zpracování.
Účel a právní základ zpracování vašich osobních údajů.
Vaše osobní údaje zpracováváme výhradně pro účel, pro který byly původně shromážděny.
Vycházíme z toho, že pokud jste nám poskytli své obchodní kontaktní údaje, společnost, kterou zastupujete, s námi již má obchodní vztahy nebo existuje jasný záměr navázat obchodní spolupráci se společností HANZA. Vaše obchodní kontaktní údaje použijeme k tomu, abychom vás kontaktovali ohledně budoucích obchodních příležitostí a v rámci zákaznických průzkumů. Naším účelem zpracování osobních údajů je v tomto případě tedy poskytování našich služeb v oblasti smluvní výroby. Právním základem je náš oprávněný zájem na uzavření nebo plnění smlouvy se společností, kterou zastupujete.
Pokud máte nějakou jinou důležitou záležitost, kvůli které jste nás kontaktovali a požádali o odpověď, pak je naším účelem zpracování vašich osobních údajů vyhovět vaší žádosti a zpracování osobních údajů pro tento účel je v našem oprávněném zájmu.
Vaše údaje zpracováváme, pokud je to nezbytné pro splnění zákonných požadavků a účelem zpracování je splnění různých zákonných povinností, které máme, včetně zveřejnění totožnosti akcionářů.
Účelem zpracování osobních údajů shromážděných pomocí souborů cookie je umožnit společnosti poskytující hosting našich webových stránek získat statistiky o používání našich stránek. Zpracování Takové zpracování se uskuteční pouze v případě, že jste s tím souhlasili.
Osobní údaje shromážděné prostřednictvím naší mobilní aplikace zpracováváme za účelem zajištění správného fungování aplikace. Technické informace jsou zpracovávány za účelem poskytování aplikace, jakož i pro statistické účely. Jakékoli zpracování vašich technických informací, které není nezbytné pro poskytování aplikace, bude probíhat pouze v případě, že jste s tím vyjádřili souhlas.
Jak zpracováváme a uchováváme vaše osobní údaje
Informace, které jste nám poskytli, vybíráme a předáváme příslušným osobám ve společnosti HANZA v závislosti na obsahu vaší žádosti. Pokud zjistíme, že jste nám poskytli osobní údaje, které nemají žádnou souvislost s obchodním vztahem se společností HANZA nebo jinak nesouvisí se společností HANZA, vymažeme korespondenci, kterou jsme od vás obdrželi.
Vaše osobní údaje budou zpracovávány v jedné nebo několika z následujících zemí: Švédsko, Finsko, Estonsko, Polsko, Německo nebo Česká republika, kde má společnost HANZA továrny, nebo ve Švédsku, Irsku a Nizozemsku, kde mají naši poskytovatelé IT služeb datová centra.
Okamžitě vymažeme veškerou korespondenci, kterou lze klasifikovat jako spam nebo phishingové e-maily a irelevantní obchodní či marketingové nabídky.
Pokud s vámi již obchodujeme nebo pokud z informací, které jste nám poskytli, můžeme vyvodit, že máte v úmyslu navázat obchodní spolupráci se společností HANZA, přidáme vaše kontaktní údaje do našich systémů ERP nebo CRM a uchováme je po dobu nezbytnou k plnění smlouvy.
Osobní údaje, které musíme zpracovávat za účelem splnění zákonných požadavků, uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.
Jak chráníme vaše osobní údaje
Zavedli jsme širokou škálu technických a organizačních bezpečnostních opatření, která pomáhají chránit vaše osobní údaje před neoprávněným přístupem, úpravami a vymazáním. Tato opatření zahrnují fyzickou bezpečnost, bezpečnost lidských zdrojů, správu aktiv, nakládání s informacemi, kontrolu přístupu, správu přístupu uživatelů, kryptografii, ochranu před malwarem, zálohování, bezpečnost sítě atd.
Vybrané společnosti v rámci skupiny HANZA jsou držiteli certifikátu ISO 27001 v oblasti informační bezpečnosti a systém řízení informační bezpečnosti je zaveden v celé skupině HANZA.
Sdílení vašich osobních údajů
Vaše osobní údaje můžeme sdělit všem společnostem skupiny HANZA (tj. dceřiným společnostem a mateřské společnosti), pokud je to nezbytné pro původní účel. Vaše osobní údaje neprodáváme, nevyměňujeme ani jinak nepředáváme třetím stranám. Výjimkou jsou třetí strany, které jsou zpracovateli a kterým zadáváme služby na podporu naší hlavní činnosti, jako jsou IT služby nebo bezpečnostní služby. Tyto strany se zavazují zachovávat důvěrnost informací a nepoužívat je k jiným účelům, než na kterých jsme se dohodli. Vaše osobní údaje můžeme také sdělit, pokud je to nezbytné pro splnění zákonných požadavků.
Snažíme se zpracovávat vaše osobní údaje v rámci Evropského hospodářského prostoru. Při předávání vašich osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor přijmeme opatření, která zajistí, že tyto údaje zůstanou chráněny. Rovněž přijmeme veškerá nezbytná právní opatření, abychom zajistili, že takové předání bude v souladu s nařízením GDPR, například uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem.
Pokud jste se obrátili přímo na naše zaměstnance v Číně, budou vaše obchodní údaje zpracovávány v Číně. Domníváme se však, že to pro vás nepředstavuje žádné větší riziko, a to vzhledem k povaze těchto údajů a také díky tomu, že jsou zavedena odpovídající opatření na ochranu údajů – údaje se nacházejí v chráněné počítačové síti společnosti HANZA a jsou spravovány na serverech umístěných v Evropské unii.
Vaše práva
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) vám jako fyzické osobě přiznává následující práva týkající se vašich osobních údajů:
– Právo na přístup k vašim osobním údajům. Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a na získání kopie osobních údajů, které se vás týkají a které zpracováváme.
– Právo na opravu. Pokud jsou osobní údaje, které se vás týkají a které společnost zpracovává, nepřesné, neúplné nebo zastaralé, máte právo na jejich opravu.
– Právo na výmaz. Máte právo požádat o výmaz osobních údajů, které se vás týkají. Pokud nemáme právní základ pro pokračování ve zpracování osobních údajů, které se vás týkají, budou tyto osobní údaje vymazány.
– Právo na omezení zpracování. Za určitých okolností máte právo dosáhnout omezení zpracování vašich osobních údajů. Pokud bylo zpracování omezeno, můžeme za určitých okolností provádět jiné činnosti související s osobními údaji než jejich uchovávání.
– Právo na přenositelnost údajů. Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě vašeho souhlasu nebo smlouvy s vámi, máte právo obdržet osobní údaje, které se vás týkají, v strojově čitelném formátu a požádat o jejich předání jinému správci.
– Právo odvolat souhlas. Máte právo kdykoli odvolat souhlas, který jste nám udělili.
– Právo vznést námitku proti zpracování. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě právních základů veřejného zájmu nebo oprávněných zájmů. To vám v podstatě umožňuje zastavit nebo zabránit tomu, abychom vaše osobní údaje zpracovávali. Můžete rovněž vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro marketingové účely. Pokud obdržíme námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat. Pokud v případě námitky neexistují žádné závažné oprávněné důvody pro naše zpracování, zpracování ukončíme a osobní údaje vymažeme, pokud to není nezbytné pro jiný účel na základě samostatného právního základu.
– Práva v souvislosti s automatizovaným rozhodováním a profilováním. Pokud to není nezbytné pro (i) smlouvu, kterou s vámi máme, (ii) není to povoleno zákonem nebo (iii) není to založeno na vašem výslovném souhlasu, máte právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo vás podobným způsobem významně ovlivňuje.
Upozorňujeme však, že některá z těchto práv se vztahují pouze na určité způsoby zpracování osobních údajů a v některých situacích mohou být omezena. Pro získání úplných informací o svých právech doporučujeme navštívit stránku www.imy.se nebo webové stránky vašeho vnitrostátního dozorového úřadu.
Pokud budete kdykoli potřebovat další informace o svých osobních údajích, které zpracováváme, a o způsobu jejich zpracování, obraťte se prosím na společnost HANZA nebo na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pokud nejste s naší odpovědí spokojeni nebo se domníváte, že vaše osobní údaje nezpracováváme v souladu se zákonem, máte právo podat stížnost u švédského úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u úřadu pro ochranu osobních údajů ve vaší zemi. Kontaktní údaje úřadů pro ochranu osobních údajů naleznete na webových stránkách Evropské komise:
https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Společnost HANZA jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky týkající se zpracování osobních údajů ve společnosti HANZA, neváhejte se na pověřence obrátit e-mailem na adrese dpo@hanza.com
Aktualizace tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů
Jsme si vědomi toho, že ochrana osobních údajů je trvalou povinností, a proto budeme toto prohlášení o ochraně osobních údajů podle potřeby příležitostně aktualizovat.
Aktuální znění prohlášení o ochraně osobních údajů bylo schváleno dne 15. ledna 2024.